22 abr Informação: o segredo da boa gestão
Quando uma empresa decide por implantar um sistema integrado de gestão empresarial, normalmente ela se depara com os mais diversos tipos de problemas, dentre eles, um dos mais difíceis de solucionar: as resistências provocadas pelos próprios funcionários, incluindo-se neste rol os gestores e executivos. Essas resistências muitas vezes culminam em reclamações, insatisfações e discussões, que podem comprometer seriamente o projeto de implantação.
Essas resistências, embora consideradas normais por alguns especialistas no assunto, pois o ser humano por natureza é resistente às mudanças, nos leva a fazer algumas reflexões: O que será que está acontecendo? Por que será que este tipo de decisão gera tanto desconforto numa empresa?
Empresas, acentuadamente as que têm administração de cunho familiar, sempre tiveram por hábito, ter células, departamentos, gestões e informações isoladas. Cada departamento gera e controla suas informações, de forma que estas se concentram nas mãos de algumas pessoas.
Observamos pessoas trabalhando numa mesma empresa e que pouco ou quase nunca se comunicam. O interessante é que são departamentos interdependentes, mas que não se conhecem um ao outro, não sabem exatamente quais são as atividades executadas por cada um. Este tipo de comportamento, muitas vezes, traz como conseqüências diversos tipos problemas que, em sua maioria, poderiam ser resolvidos apenas com uma conversa.
Quem perde com tudo isto? TODOS!
A implantação de um sistema integrado de informações gerenciais requer algumas mudanças de procedimentos, algumas mudanças de postura, de comportamento e de atitude. Ao decidir implantar um sistema integrado, deve–se ter a consciência que as informações passarão a ser COMPARTILHADAS e em tempo real.
Ou seja, o objetivo de uma mudança como esta é ter informações confiáveis com o mínimo de movimentação de documentos entre os departamentos, evitando assim o retrabalho, comumente denominados digitações e planilhamentos. A regra é simples: o primeiro departamento que utilizar um determinado documento é que irá inserir todas as informações necessárias no sistema. Logo, este processo terá que ser feito de forma correta, precisa e responsável, pois a partir deste momento a informação segue seu caminho, sendo utilizada e/ou adaptada por outros departamentos. De forma que, se identificada uma informação errada, o seu processo de regularização torna-se complexo, pois todas as informações poderão ter que ser desfeitas, retroagindo etapa por etapa…..
Inserir uma informação no sistema é mais do que cumprir uma atividade burocrática, é alimentar toda uma cadeia de informações e, neste contexto, é importante que se passe a criar, adotar e cobrar rotinas de procedimentos, isto fará reduzir sensivelmente a ocorrência de erros, quando da inserção de alguma informação. Definir a regra “antes do jogo” reduz a margem de dúvidas, ou seja, ao fazer uma operação já terá que ter consciência do seu começo, meio e fim, independente de quem a execute.
Tenho visto algumas vezes pessoas irritadas com o sistema, pois “ele não é flexível”. Até já ouvi comentários de que o sistema é “burro”, não aceita mudanças nas regras. Ora, pasmem, estas regras de que falam, são as regras que foram previamente definidas…..
Vejam, seria um sistema confiável, se fosse possível mudar as regras no meio da execução de uma operação? Se as regras já foram previamente definidas, qual o objetivo em mudá-las? Foram mal feitas? Mal avaliadas?
A decisão de implantar um sistema de gestão precisa, sim, que os profissionais da empresa deixem de lado as informalidades, os vícios na forma de trabalhar com a informação “informal”, sob o argumento de que o trabalho anda mais rápido. A preocupação deve passar a ser outra: “municiar” o sistema com informações precisas, que permitam melhor conhecer o desempenho da empresa, quer seja na área comercial, industrial ou administrativa. Conhecer é o primeiro passo para controlar, e este é um dos, se não o maior, benefícios quando nos referimos a custos e despesas. Somente com o correto conhecimento é que se torna possível a elaboração de um planejamento e/ou orçamento confiável. Conhecer as tendências de resultado, com antecedência, permitirá adoção de medidas mais eficazes.
Chegamos a conclusão, então, que na maioria das vezes, o problema não está no sistema e sim em quem alimentou a informação. E é este o segredo do sucesso da implantação: treinamentos contínuos e profissionais comprometidos com a qualidade e com os resultados.
A implantação de um sistema integrado de gestão visa aproximar os profissionais que trabalham na organização, visa o compartilhamento da informação, a discussão técnica e respeitosa, a preocupação com a etapa seguinte. Neste contexto devemos abolir o “eu fiz a minha parte”, ou “o problema não é meu”. Uma Empresa é feita por profissionais e pelas informações que eles geram e/ou administram. Gerenciar sem informações confiáveis é como andar em uma cidade desconhecida e sem sinalizações, ou usamos nosso instinto ou confiamos nas orientações de outras pessoas. Agora imaginem gerenciar uma empresa utilizando o instinto….
Otávio Duarte é Controller do Grupo JB e vice-presidente para relacionamentos com entidades privadas do IBEF-PE.
E-mail: duarte@grupojb.com.br
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